¿Hasta cuándo debemos guardar las nóminas?
La conocida popularmente como nómina no es más que un recibo del salario percibido por el trabajador que permite justificar el pago que recibe por parte de la empresa. Pero ¿es necesario que las conserve todas? En un mundo cada vez más digitalizado hemos dejado de tener espacio para los documentos en papel. Las cajas de zapatos con los recibos de la luz y el agua han pasado a la historia. ¿Podemos hacer limpieza y deshacernos de nuestras nóminas?
El archivo de las nóminas por parte del trabajador
La firma de la nómina es un justificante de la percepción del trabajador de su salario, aunque eso no supone que esté de acuerdo con la cantidad que se refleja. Cada vez más empresas envían la nómina digitalizada y ya no es necesaria su firma, aunque antes tampoco en los casos en los que el pago se realizaba por transferencia bancaria. Ese ingreso ya suponía la percepción por parte del trabajador del sueldo.
No existe ningún tipo de obligación por parte del trabajador de conservar sus nóminas, aunque guardarlas se convierte en un justificante de sus derechos, de lo cobrado y de lo cotizado. En este caso, conservar las nóminas le permitirá defenderse en caso de errores de cotización, prestaciones de la Seguridad Social, etc.
Todos los trabajadores tienen un plazo de un año para reclamar su salario si no están conformes con las cantidades. Asimismo, desde la Seguridad Social tienen hasta 4 años para reclamar cotizaciones sociales. Por eso se recomienda a los empleados que conserven las nóminas de los últimos 5 años para cubrirse las espaldas. En todo caso, año a año la S.S envía la hoja de la vida laboral y se pueden hacer las comprobaciones oportunas por parte del trabajador.
Todo lo anterior a los últimos 5 años ya no se puede reclamar y en principio está registrado por la Seguridad Social para poder calcular en un futuro, por ejemplo, la pensión de jubilación a percibir.
Las empresas, obligadas a conservar la documentación
En el caso de las empresas, sí que están obligadas a conservar durante un período mínimo de 5 años (4 años según el Real Decreto de Infracciones y Sanciones) las nóminas de sus trabajadores y los boletines de cotización para que se puedan realizar las comprobaciones oportunas.
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