En Previsora General, el Sistema de Control Interno lo constituyen los diferentes procesos de control que tiene establecidos la Entidad e integrados en el sistema de Gestión.
La Entidad dispone de la licencia y mantenimiento de una herramienta de gestión de un Consultor Multinacional que, entre otras cosas, permite gestionar todos los controles definidos e implantarlos en el Sistema de Control Interno, de manera rigurosa, segura y fluida.
La Función de Cumplimiento es el perfil de responsabilidad profesional que promueve, desarrolla, implanta y hace evolucionar el Sistema de Control Interno, para que cumpla con los dos objetivos indicados de manera continuada en el tiempo.
En Previsora General diferenciamos y separamos la Función de Cumplimiento en:
1 – por un lado, un responsable de la función de Cumplimiento Legal, que denominamos Responsable del Cumplimiento Legal
2 – y por otro un responsable de la función del Cumplimiento de la normativa interna, que denominamos Responsable del Cumplimiento Funcional.
RESPONSABILIDAD DE CUMPLIMIENTO LEGAL
En la Mutualidad Previsora General, las funciones principales de la Responsabilidad de Cumplimiento Legal son las siguientes:
- Asesora sobre el cumplimiento de la normativa legal.
- Asesora particularmente a la Junta Directiva en materia de cumplimiento legal.
- Verifica el cumplimiento por parte de la Entidad de la normativa externa.
- Evalúa el impacto de los cambios legales.
- Valora el riesgo de incumplimiento.
- Propone controles a la Responsabilidad Funcional para que los implemente.
- Elabora los informes de Cumplimiento Legal.
La puesta en marcha de la Responsabilidad de Cumplimiento Legal en el marco regulador de Solvencia II es especialmente laboriosa puesto que requiere una tarea de identificación y evaluación normativa con un alto grado de detalle.
Los pasos para esta puesta en marcha han sido los siguientes en Previsora General:
- Definir el proceso de la Función de Cumplimiento Legal.
- Identificar la Normativa Externa a la cual la Entidad y sus Participadas están sujetas.
- Identificar los riesgos legales derivados de esta Normativa Externa.
- Situar estos riesgos legales en los diferentes Procesos de Gestión.
- Definir los Controles en cada Proceso de Gestión para configurar el Sistema de Control Interno de la Función de Cumplimiento Legal.
- Implementar los controles en Implementa y configurar la información necesaria para los informes de Cumplimiento Legal.
A partir de aquí, es el responsable del Cumplimiento Funcional quién lleva a cabo el Seguimiento del Cumplimiento de los controles y los informes sobre los mismos.
La segunda etapa de seguimiento de los cambios legales consiste básicamente en lo siguiente:
- Analizar e informar sobre los cambios legales que previsiblemente se vayan a producir en el futuro.
- Evaluar el impacto de los cambios legales que vayan a producirse.
- Valorar el riesgo de incumplimiento.
- Adaptar el Sistema de Control Interno de la Función de Cumplimiento Legal a los cambios legales que se vayan produciendo.
RESPONSABILIDAD DE CUMPLIMIENTO FUNCIONAL
En Previsora General, las funciones principales de la Responsabilidad de Cumplimiento Funcional son las siguientes:
- Proponer juntamente con cumplimiento legal la Política de Control Interno.
- Establecer el Sistema de Control Interno de la Entidad.
- Controlar el cumplimiento de las Políticas Clave de la Entidad.
- Coordinar los manuales de procedimientos y su vigencia, a través de la herramienta de gestión de Solvencia II.
- Mantener un Código de Conducta, que promueva la cultura de control, procurar su divulgación a lo largo de la organización y velar por su cumplimiento.
- Vigilar que se cumplan los controles establecidos.
- Establecer y mantener un sistema de información interno: Cuadro de Mando.
- Elaborar los informes de Control Interno, a través de la herramienta de gestión.
Durante el 2020, los Responsables operativos de la Función de Cumplimiento, tanto Legal como Operativo, han elaborado los correspondientes informes de Cumplimiento Legal y Funcional a 31/12/2019, siendo los informes debidamente firmados durante el primer trimestre del año 2020.
PLAN DE VERIFICACION DE CUMPLIMIENTO FUNCIONAL Y LEGAL
La Entidad dispone y ejecuta el Plan de Verificación de Cumplimiento, que sistematiza la identificación de los controles y su seguimiento, y asegura su correcta comunicación interna, verifica la eficacia de los mismos controles y finalmente emite posibles medidas correctoras, con el objetivo de mejorar el sistema de control interno y de gestión de la Entidad.
El Plan de Verificación de Cumplimiento de la Mutualidad, asegura la correcta asignación del seguimiento de los siguientes puntos:
- Comprobación del cumplimiento del plan de actuación propuesto en el Informe de la Función de Cumplimiento de los años anteriores.
- Revisa el buen funcionamiento del Sistema de Cumplimiento implementado.
- Valoración del Riesgo de Incumplimiento, a partir de la revisión de las incidencias de incumplimiento que se hayan podido identificar, y sus correspondientes medidas correctoras.
- Revisar el Mapa de Riesgos Legales.
- Revisar las acciones de control y su eficacia.
- Revisar la Política de Cumplimiento, así como las políticas que puedan afectar al a misma.
- Revisar la adaptación de la Mutualidad a los cambios legales que puedan aparecer.
- Analizar e informar sobre los cambios legales que se puedan identificar como previsibles de adaptación, así como la valoración de su impacto.
- Realizar seguimiento de las resoluciones judiciales relevantes.
- Analizar las conclusiones de las Auditorías Internas y Externas, así como también de las Funciones de Gestión de Riesgo y Actuarial.
- Adaptar la Función de Cumplimiento Legal a los cambios legales que se produzcan.
Hay que informar que, con periodicidad anual, el Responsable de la Función de Cumplimiento, incorporara como anexo a los correspondientes Informes Anuales de Cumplimiento Funcional y Legal (del segundo semestre), el contenido y explicación de los resultados de las actuaciones anteriormente descritas.
Como anexo al Plan de Verificación de Cumplimiento, la Mutualidad dispone del documento de PLAN DE ACTUACIÓN, identificando tareas específicas, calendario de actuación, y horizonte temporal del propio Plan, que la Entidad hace coincidir con el mismo horizonte temporal del Plan estratégico de la Mutualidad.